Dal 1° gennaio 2026 è entrato ufficialmente in vigore l’obbligo di collegamento tra Registratore Telematico (RT) ed i vari strumenti di pagamento elettronici. Sono strumenti di pagamento elettronici ogni strumento hardware (dispositivo fisico, come il POS) e software (piattaforme online, App e analoghe), mediante i quali l’esercente incassa elettronicamente i corrispettivi dai clienti (Fonte: Eutekne, Agenzia delle Entrate).
Il collegamento è di tipo logico: si realizzerà tramite apposita procedura web, messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, all’interno del portale web “Fatture e Corrispettivi”. Si hanno tre tipologie di procedure di collegamento:
- Procedura di collegamento puntuale semplificata (fino a 5 RT);
- Procedura di collegamento puntuale standard (più di 5 RT);
- Procedura di collegamento massiva (consente di comunicare con una sola operazione fino a 1000 collegamenti, caricando un file cvs opportunamente strutturato).
Inoltre, il collegamento può essere multiplo, ossia un singolo POS (fisico o virtuale) può essere collegato a più RT o, viceversa, più POS possono essere collegati ad un singolo RT.
L’obiettivo è verificare la coerenza tra l’importo dello scontrino emesso, la modalità di pagamento indicata (contanti vs elettronico) e le transazioni effettivamente eseguite tramite POS, assicurando in tal modo l’allineamento dei dati relativi ai pagamenti elettronici con quelli trasmessi all’Agenzia delle Entrate e rafforzando la tracciabilità e la correttezza delle informazioni fiscali.
Soggetti obbligati ed esonerati
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Soggetti obbligati
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Tutti i soggetti passivi IVA tenuti alla memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi. |
Soggetti esonerati
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- I soggetti che sono anche esonerati dall’obbligo di emissione del documento commerciale (es. vendita di tabacchi, cessione di carburanti e vendite per corrispondenza), ma solo se viene utilizzato un POS esclusivamente dedicato all’incasso di tali operazioni esonerate;
- I soggetti che certificano i corrispettivi esclusivamente mediante fattura;
- I soggetti che utilizzano POS dedicati all’incasso di corrispettivi relativi alle vendite tramite distributori automatici, alle cessioni di carburante o alla ricarica di veicoli elettrici.
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| Soggetti misti |
In caso di utilizzo “misto” del POS (sia per incassi relativi ad attività di vendita soggette a trasmissione dei corrispettivi, sia per incassi relativi ad attività esonerate), il collegamento RT-POS deve essere effettuato.
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Chi può fare il collegamento
Il collegamento tra POS e registratore di cassa può essere fatto in autonomia dagli esercenti, entrando nel portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, oppure tramite intermediario abilitato, ma solo se l’esercente non utilizza la procedura web “Documento Commerciale on line” per la memorizzazione e la trasmissione dei corrispettivi. In quest’ultimo caso, infatti, l’abbinamento avviene direttamente all’interno di questo sistema e non può essere delegato.
Decorrenza e operatività
La procedura web per l’associazione tra RT e POS sarà resa disponibile dall’Agenzia delle Entrate a partire dal 5 marzo 2026. A decorrere da tale data, gli esercenti e i soggetti abilitati potranno procedere alla corretta associazione dei dispositivi.
Di seguito un riepilogo delle scadenze entro cui poter fare il collegamento:
| Periodo di collegamento di POS e RT |
Scadenza |
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Fase transitoria:
Strumenti già in uso al 1° gennaio 2026 o utilizzati tra l’1 e il 31 gennaio 2026
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Entro 45 giorni dalla data di messa a disposizione del servizio online |
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A regime:
Prima associazione di nuovi strumenti o eventuali variazioni successive
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A partire dal 6° giorno del 2° mese successivo alla data di effettiva disponibilità dello strumento ed entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese |
Attività preliminari da svolgere prima dell’entrata in vigore
Come anticipato, gli strumenti di pagamento elettronico possono essere:
- Fisici: sono tutti i dispositivi che consentono il pagamento mediante lettura della carta di pagamento del cliente, sia tramite inserimento nel lettore, sia in modalità contactless. Rientrano in questa categoria il POS ed i cosiddetti “SoftPOS”, ovvero App che vengono installate su un dispositivo dell’esercente (come smartphone, tablet, ecc.) trasformandolo in un POS in grado di accettare pagamenti contactless;
- Virtuali: trattasi degli strumenti che permettono di autorizzare e gestire i pagamenti su Internet (come le piattaforme online, App, ecc.).
Se lo strumento di pagamento elettronico è fisico, il collegamento avviene tramite associazione tra Matricola RT e terminal ID del POS + codice fiscale Acquirer + denominazione Acquirer. Per ogni collegamento tra RT e POS, l’esercente deve inoltre specificare l’indirizzo dell’unità locale presso la quale i due strumenti vengono utilizzati.
Nel caso in cui l’esercente abbia stipulato più contratti di convenzionamento con Acquirer diversi (ad esempio, uno per l’accettazione di pagamenti di tipo “bancomat”, l’altro per quelli con carte di credito) e utilizza un unico POS, l’esercente dovrà registrare due collegamenti al proprio RT indicando, per ciascun contratto di convenzionamento, il terminal ID e il codice fiscale e denominazione dell’Acquirer.
Nella procedura web messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, l’esercente troverà gli elenchi delle matricole degli RT e i dati dei POS che risultano attivi; tuttavia, al fine di evitare criticità operative, prima dell’entrata in vigore della procedura di collegamento, si raccomanda di:
- verificare il Terminal ID del POS, ossia il codice identificativo univoco del dispositivo, e definire l’indirizzo dell’unità locale in cui viene utilizzato tale POS;
- richiederlo, se necessario, al proprio fornitore del servizio POS;
- accertarne la correttezza e conservarlo per il successivo inserimento nella procedura telematica;
La disponibilità del Terminal ID corretto sarà elemento essenziale per completare l’associazione RT–POS.
Se invece lo strumento di pagamento elettronico è virtuale, il collegamento avviene solamente tramite associazione tra Matricola RT + codice fiscale Acquirer + denominazione Acquirer. Resta ferma, invece, la necessità di specificare l’indirizzo dell’unità locale.
Come fare il collegamento
Di seguito riepiloghiamo in modo sintetico le fasi operative da seguire per effettuare correttamente il collegamento tra Registratore Telematico (RT) e POS tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate:
- Accesso all’area riservata;
- Sezione “Registratori Telematici”;
- Inserimento dei dati del POS;
- Associazione RT-POS;
- Verifica dell’esito.
Indicazioni operative di particolare rilevanza
Si richiama la massima attenzione ai seguenti punti:
1. Corretta indicazione della modalità di pagamento. In particolare:
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- la voce “Pagamento elettronico” dovrà essere selezionata esclusivamente a seguito di transazione POS autorizzata con esito positivo; si suggerisce, quindi, sotto il profilo operativo, di non confermare la modalità di pagamento elettronico sul RT prima dell’effettiva autorizzazione del POS;
- la voce “Contanti” dovrà essere utilizzata solo in caso di effettivo pagamento in denaro.
In caso di errata digitazione, sarà necessario annullare lo scontrino ed emetterne uno nuovo correttamente compilato.
2. Formazione del personale coinvolto nelle operazioni di cassa.
È opportuno che tutti i dipendenti e collaboratori coinvolti nelle operazioni di cassa:
- siano adeguatamente informati circa il nuovo obbligo;
- ricevano istruzioni operative chiare;
- comprendano l’importanza della corretta imputazione della modalità di pagamento.
Errori ripetuti nella gestione delle modalità di incasso potrebbero generare disallineamenti tra dati fiscali e transazioni elettroniche, con conseguente possibilità di ricevere Lettere di Compliance da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Conclusioni
Il collegamento tra Registratore Telematico e strumenti di pagamento elettronico rappresenta un adempimento di rilevante impatto operativo. La corretta associazione dei dispositivi, il rispetto delle scadenze previste e l’adeguata formazione del personale costituiscono elementi essenziali per evitare disallineamenti nei dati trasmessi e possibili richieste di chiarimento da parte dell’Amministrazione finanziaria.
Si raccomanda pertanto di verificare tempestivamente la propria posizione, predisporre per tempo le attività preliminari e procedere all’associazione nei termini stabiliti.
